Starosta
obce
Bernolákovo
podľa
§
13,
ods.
3
písm.
d/
Zákona
SNR
č.
369/1990
Zb.
o obecnom
zriadení
v znení
neskorších
zmien
a doplnkov
a v súlade
s
§
16
ods.
2
zákona
č.
395/2002
Z.z.
o archívoch
a registratúrach
a o doplnení
niektorých
zákonov
v y
d
á
v
a
SMERNICU
č.
1
A/2005
Registratúrny
poriadok
a registratúrny
plán
Obecného
úradu
v Bernolákove.
Článok
I
Registratúrny
poriadok
na
správu
registratúry
a registratúrny
plán,
ktoré
sú
prílohou
tejto
Smernice
sa
vzťahujú
na
činnosť
všetkých
organizačných
útvarov
Obecného
úradu
v Bernolákove.
Článok
II
Tento
Registratúrny
poriadok
a registratúrny
plán
Obecného
úradu
v
Bernolákove
nadobúda
účinnosť
1.
júla
2005.
Ing.
Ľubomír
P
o ó
r
Starosta
obce
Registratúrny
poriadok
a registratúrny
plán
Obecného
úradu
v Bernolákove
Prvá
časť
Čl.
1
Úvodne
ustanovenia
- Registratúrny
poriadok
Obecného
úradu
v Bernolákove
(ďalej
len
RP)
upravuje
postup
organizačných
útvarov
pri
správe
registratúry,
a to
najmä
pri
organizovaní
manipulácie
so
záznamami
a spismi,
ako
aj
pri
náležitom
a pravidelnom
vyraďovaní
spisov.
- Starosta
obce
dôsledne
dbá,
aby
sa
pri
správe
registratúry
dodržiavali
ustanovenia
RP.
- Správu
registratúry
zabezpečuje
administratívny
zamestnanec
poverený
vedením
registratúrneho
denníka,
správca
registratúry
a
záznamov
p.
Jana
Múčková.
- Úrad
a zariadenie
spravujú
registratúru
tak,
aby
nedošlo
k poškodeniu,
zničeniu,
strate
alebo
neoprávnenému
použitiu
registratúrnych
záznamov.
Ak
sa
zistí,
že
došlo
k poškodeniu,
zničeniu
alebo
strate,
administratívny
zamestnanec
vyhotoví
záznam
o výsledku
šetrenia
a možných
dôsledkoch
porušenia
celistvosti
registratúry,
ktorý
predloží
starostovi.
- Zamestnanec
úradu
pri
rozviazaní
pracovného
pomeru
protokolárne
odovzdá
starostovi
alebo
ním
poverenému
zamestnancovi
nevybavené
spisy.
- Dozor
nad
vyraďovaním
spisov,
vrátane
špeciálnych
druhov
registratúrnych
záznamov
úradu
vykonáva
Ministerstvo
vnútra
Slovenskej
republiky
prostredníctvom
územne
príslušného
štátneho
archívu.
- Úrad
a zariadenia
vedú
záznamy
a ich
evidenciu
v štátnom
jazyku.
Čl.
2
Základné
pojmy
- Správca
registratúry
na
účely
tohto
registratúrneho
poriadku
je
organizovanie
manipulácie
so
záznamami
a spismi
(prijímanie,
triedenie,
evidovanie,
obeh,
tvorba,
vybavovanie,
odoslanie
záznamov
a ukladanie,
ochrana
a vyraďovanie
spisov
(záznamov),
ako
aj
náležité
personálne
obsadenie,
priestorové
a materiálno-technické
zabezpečenie
registratúry
úradu.
Súčasťou
správy
registratúry
je
aj
príprava
registratúrneho
poriadku
a registratúrneho
plánu
- Záznam
je
písomná,
obrazová,
zvuková
a iným
spôsobom
zaznamenaná
informácia,
ktorá
pochádza
z činností
úradu
alebo
bola
úradu
doručená.
- Registratúrny
záznam
je
informácia,
ktorú
úrad
zaevidoval
v registratúrnom
denníku.
- Spis
je
súbor
registratúrnych
záznamov,
ktoré
vznikli
pri
vybavovaní
jednej
veci
a úrad
ich
zaevidoval
v registratúrnom
denníku.
- Spisový
obal
je
neoddeliteľná
súčasť
spisu,
do
ktorého
sa
zakladajú
jednotlivé
registratúrne
záznamy
(podania
a vybavovania)
spolu
s prílohami.
- Registratúra
je
súbor
všetkých
registratúrnych
záznamov
pochádzajúcich
z činností
úradu
a všetkých
záznamov
úradu
doručených,
ktoré
boli
zaevidované
v registratúrnom
denníku
a bolo
im
pridelené
číslo
spisu.
Súčasťou
registratúry
je
aj
registratúrny
denník
a registre.
- Registratúrny
denník
je
základná
evidenčná
pomôcka
správy
registratúry.
&obsahuje
údaje
o prijatí,
tvorbe,
vybavení,
odoslaní
registratúrnych
záznamov
a uložení
a vyradení
spisov.
- Podanie
je
každý
podnet,
ktorý
úrad
prijal
na
úradne
vybavenie.
- Vybavenie
je
záznam
obsahujúci
informáciu
o spôsobe
vybavenia
podania.
- Registratúrny
plán
je
pomôcka
na
účelné
a systematické
označovanie
a ukladanie
spisov.
Pridelením
registratúrnej
značky
určuje
spisom
miesto
v registratúre;
ďalej
určuje
spisom
znak
hodnoty
a lehotu
uloženia.
- Registratúrna
značka
je
symbol
ustanovený
registratúrnym
plánom
pre
určitý
spis
alebo
skupinu
spisov.
Registratúrna
značka
sa
skladá
z názvu
vecnej
skupiny,
znaku
hodnoty,
lehoty
uloženia.
12.
Registratúrne
stredisko
je
miesto,
kde
sa
ukladajú
a ochraňujú
uzatvorené
spisy
úradu
do
uplynutia
predpísaných
lehôt
uloženia
a do
ich
vyradenia.
13.
Zásielka
je
záznam
pi
doprave
a doručení
adresátovi.
Čl.
3
Prijímanie
zásielok
- Administratívny
zamestnanec
prijíma
zásielky,
ktoré
boli
úradu
doručené
alebo
ich
prevzal
zamestnanec
úradu
osobne
a sú
adresované
úradu,
na
požiadanie
doručiteľa
potvrdí
prijatie
zásielky
odtlačkom
prezentačnej
pečiatky,
na
kópii
záznamu
alebo
na
osobitnom
lístku
s dátumom
prevzatia.
Telegramy,
telefaxy
a iné
elektronicky
prijaté
záznamy
označí
odtlačkom
prezentačnej
pečiatky
s dátumom
doplneným
podrobným
časovým
údajom
o prijatí.
Ústne
podania
môže
prijímať
každý
zamestnanec
úradu.
Vyhotoví
o každom
z nich
úradný
záznam,
ktorý
odovzdá
administratívnemu
zamestnancovi
na
zaevidovanie
v denníku.
Čl.
4
Triedenie
zásielok
a odovzdávanie
záznamov
- Administratívny
zamestnanec
triedi
zásielky
na
zásielky,
ktoré
sa:
A,
otvoria
a následne
zaevidujú
v denníku,
B,
odovzdávajú
adresátovi
neotvorené,
C,
noviny,
časopisy,
prospekty,
reklamné
materiály,
inú
tlač
a pozvánky,
ktoré
nemajú
formu
listu.
- Zásielky,
ktoré
sú
uvedené
v odseku
1
písm.
a)
administratívny
zamestnanec
otvorí
a záznam
označí
odtlačkom
prezentačnej
pečiatky.
Prezentačná
pečiatka
sa
odtláča
spravidla
v hornej
časti
ľavej
strany
záznamu
tak,
aby
všetky
údaje
zostali
čitateľné.
V
odtlačku
prezentačnej
pečiatky
sa
vyznačí
dátum
doručenia
a počet
príloh.
Prípadné
nedostatky
(napr.
chýbajúce
prílohy
a pod.)
sa
vyznačia
vedľa
odtlačku
prezentačnej
pečiatky.
Odosielateľa
o nich
vyrozumie
zamestnanec
poverený
vybavením
veci
(ďalej
len
„spracovateľ“).
- Neotvorené
sa
starostovi
odovzdávajú
zásielky
obsahujúce
utajované
skutočnosti,
zásielky
označené
heslom
verejného
obstarávania,
obsahujúce
personálne
veci
zamestnancov,
ako
aj
zásielky
adresované
starostovi.
Tieto
zásielky
sa
označujú
na
obálke
odtlačkom
prezentačnej
pečiatky
s dátumom
doručenia.
- Za
súkromnú
sa
považuje
zásielka,
na
ktorej
je
meno
a priezvisko
adresáta
uvedené
pred
názvom
úradu,
táto
sa
označí
iba
dátumom
doručenia
na
obálke
a adresátovi
sa
odovzdá
neotvorená.
- Noviny,
časopisy,
prospekty,
reklamné
materiály,
cenníky,
katalógy,
všeobecne
záväzné
predpisy,
technické
normy
ani
pozvánky,
ktoré
nemajú
formu
listu
sa
odtlačkom
prezentačnej
pečiatky
neoznačujú.
- Zásielky,
ku
ktorým
sú
priložené
ceniny,
zamestnanec
podateľne
označí
okrem
odtlačku
prezentačnej
pečiatky
aj
pečiatkou
s textom
„peňažný
spis“,
v ktorej
vyznačí
druh,
hodnotu
a počet
cenín.
- Obálky
ostávajú
trvalo
pripojené
k doručeným
záznamom,
ak:
a,
záznam
nie
je
datovaný
alebo
ak
sa
jeho
dátum
podstatne
líši
od
dátumovej
pečiatky
pošty
na
obálke,
b,
záznam
nie
je
podpísaný,
i keď
meno,
priezvisko
a adresa
sú
uvedené,
c,
adresa
odosielateľa
je
uvedená
len
na
obálke
d,
má
dátum
podania
zásielky
na
pošte
právny
význam
(napr.
dodržanie
lehoty
ustanovenej
pre
odvolanie,
verejné
obstarávanie)
e,
ide
o sťažnosť,
oznámenie
alebo
podnet
občana
f,
je
na
obálke
odtlačok
prezentačnej
pečiatky,
g,
ide
o zásielku
doručenú
na
návratku.
- V ostatných
prípadoch
sa
obálky
obyčajných
zásielok
schovávajú
jeden
týždeň,
doporučených
jeden
mesiac.
Po
uplynutí
týchto
lehôt
sa
vyraďujú
bez
vyraďovacieho
konania.
Čl.
5
Vedenie
registratúrneho
denníka
- Správca
záznamov
vedie
registratúrny
denník
úradu.
- V denníku
sa
evidujú
záznamy
pochádzajúce
z činnosti
úradu,
t.j.
záznamy
úradu
doručené
a ich
vybavenie,
ako
aj
záznamy
vznikajúce
z vlastného
podnetu
úradu.
- denník
sa
vedie
tak,
aby
priebežne
poskytoval
úplné
a presné,
časove
a vecne
aktuálne
údaje
o evidovaných
záznamoch.
- Pre
každý
kalendárny
rok
sa
otvára
nový
denník,
ktorý
sa
označí
názvom
úradu
a rokom.
- Číselný
rad
v denníku
sa
začína
vždy
prvým
pracovným
dňom
kalendárneho
roka
číslom
jeden
a končí
sa
posledným
pracovným
dňom
kalendárneho
roka.
- Denníka
sa
každoročne
uzatvára
v posledný
pracovný
deň
kalendárneho
roka
zápisom
„Uzatvorené
číslom...“,
pripojí
sa
dátum,
odtlačok
úradnej
pečiatky
a podpis
starostu.
- V denníku
sa
vypĺňajú
všetky
údaje
podľa
predtlače.
Chybné
zápisy
sa
škrtnú
takým
spôsobom,
aby
zostali
čitateľné.
Čl.
6
Evidovanie
záznamov
- V denníku
sa
zásadne
neevidujú
záznamy
uvedené
v čl.
4
ods.
5.
- Záznamy
sa
evidujú
v poradí,
v akom
vznikli
alebo
v akom
boli
doručené.
- Súrne
záznamy
sa
evidujú
a odovzdávajú
na
vybavenie
bezodkladne.
Z telefaxov
a elektronických
záznamov
sa
vyhotovia
alebo
vytlačia
kópie.
- Ak
sa
po
otvorení
zásielky
adresovanej
úradu
a zaevidovaní
záznamu
v denníku
zistí,
že
vybavenie
nepatrí
do
jeho
pôsobnosti,
odstúpi
ho
so
sprievodným
listom
miestne
a vecne
príslušnému
orgánu.
Odosielateľa
o tomto
postupe
informuje
zaslaním
kópie
sprievodného
listu.
- Ak
zamestnanec
úradu
po
otvorení
súkromnej
zásielky
zistí,
že
záznam
má
úradný
charakter,
vráti
ho
na
zaevidovanie
v denníku.
- Ak
sa
pri
evidovaní
záznamov
používajú
rôzne
skratky,
musí
sa
zostaviť
ich
zoznam
s vysvetlením
významu.
Zoznam
je
neoddeliteľnou
súčasťou
denníka.
- Záznamy
sa
nesmú
odovzdať
spracovateľovi
bez
zaevidovania
v denníku.
- Periodické
správy
alebo
iné
záznamy
rovnakého
druhu
a charakteru
viažúce
sa
k jednej
veci
alebo
záznamy,
o ktorých
vedie
úrad
zvláštnu
systematickú
evidenciu
sa
v denníku
evidujú
prostredníctvom
tkzv.
zberného
hárku.
Čl.
7
Prideľovanie
čísla
spisu
- Číslo
spisu
sa
prideľuje
záznamom:
A,
ktorých
vybavenie
patrí
do
pôsobnosti
úradu,
B,
obsahujúcim
informácie
dôležité
pre
činnosť
úradu,
C,
vzniknutým
z vlastného
podnetu
úradu
(ex
offo),
D,
adresovaným
úradu,
ale
nepatriacim
do
jej
pôsobnosti,
E,
dodatočne
pozvánke,
ak
na
ňu
úrad
písomne
odpovedá.
- číslo
spisu
pozostáva
z podacieho
čísla
(poradové
číslo
v denníku)
a roku.
- Ak
prídu
k prvému
podaniu
ďalšie
podania
v tej
istej
veci
dostane
každé
z nich
nové
podacie
číslo,
pod
ktorým
sa
zaeviduje
aj
odpoveď
naň.
Tieto
podacie
čísla
sa
zapisujú
na
spisovom
obale.
Číslo
prvého
podania
je
číslom
základným.
Súhrn
všetkých
záznamov
pochádzajúcich
z vybavenia
jednej
veci
tvorí
jeden
spis.
- Záznamy,
zapísané
na
spisovom
obale
sa
vybavujú
pod
posledným
najvyšším
číslom.
Po
vybavení
sa
ukladajú
pod
základným
číslom
v rámci
registratúrnej
značky
v príručnej
registratúre.
- Spojenie
spisov
manipulovaných
v systéme
základného
čísla
sa
v denníku
vyznačuje
v rubrike
„predchádzajúce
číslo“.
- Ak
príde
nasledujúci
rok
k už
existujúcemu
spisu
nový
záznam
v tej
istej
veci
alebo
nový
záznam
vznikne
v úrade,
stáva
sa
číslo
tohto
záznamu
základným
číslom
celého
spisu
a záznam
dostáva
nový
spisový
obal.
Spis
z predchádzajúceho
roka
sa
k nemu
pripojí
i so
spisovým
obalom
v rubrike
denníka
„predchádzajúce
číslo“
sa
vyznačí
posledné
podacie
číslo
z predchádzajúceho
roka.
- Spis
sa
ukladá
do
registratúry
roku,
v ktorom
mu
bolo
pridelené
posledné
podacie
číslo.
Čl.
8
Obeh
záznamov
Po
vykonaní
zápisov
v denníku
odovzdá
administratívny
zamestnanec
záznamy
starostovi,
ktorý
rozhodne
o ich
ďalšom
spracovaní.
Čl.
9
Vybavovanie
spisov
- Spisy
sa
vybavujú
v lehotách
ustanovených
všeobecne
záväznými
právnymi
predpismi,
inak
lehotu
určí
starosta
v závislosti
od
naliehavosti
a náročnosti
vybavenia
veci.
Určená
lehota
sa
vyznačí
na
spisovom
obale
i v denníku.
- Ak
nemožno
vec
vybaviť
v ustanovenej
alebo
určenej
lehote
alebo
úrad
vec
odstúpi
na
vybaveniu
iného
orgánu
alebo
organizácii,
treba
o tom
odosielateľa
s uvedením
dôvodov
informovať.
- Spracovateľ
zodpovedá
za
vecnú
a jazykovú
správnosť,
ako
aj
formálnu
stránku
vybavenia
spisov.
- Spracovateľ
je
povinný
prideliť
spisu
registratúrnu
značku,
znak
hodnoty
a lehotu
uloženia,,
vyznačiť
spôsob
jeho
vybavenia,
dať
pokyny
na
odoslanie
vybavenia
a určiť
ďalší
pohyb
spisu.
- Spracovateľ
je
povinný
označiť
spisy,
ku
ktorým
chce
obmedziť
prístup
,
slovami
„Obmedzený
prístup“
a uviesť
čas
trvania
obmedzenia.
Tieto
údaje
vyznačí
na
spisovom
obale.
- Spracovateľ
volí
najvhodnejší
spôsob
vybavenia
spisov.
Ak
vezme
podanie
iba
na
vedomie,
napíše
pod
odtlačok
prezentačnej
pečiatky
„Na
vedomie
vzal,
a/a“,
dátum
a pripojí
svoj
podpis.
Ak
vybaví
vec
ústnej
(osobne
alebo
telefonicky),
urobí
o tom
záznam
na
podaní
alebo
vyhotoví
úradný
záznam.
Záznam
musí
obsahovať
údaje
o čase,
výsledku
a s kým
bola
vec
vybavená.
- Ak
spracovateľ
zvolí
písomnú
formu
vybavenia,
píše
vždy
iba
v jednej
veci.
- Ak
sa
vyžaduje
písomná
forma
vybavenia
a vec
nemožno
vybaviť
včas
listom,
použije
sa
súrny
záznam;
doklad
o jeho
odoslaní
sa
pripojí
k spisu.
Odoslaný
text
sa
zašle
listom
dodatočne
v ten
istý
deň.
- Údaje
o vybavení,
uzatvorení
a uložení
spisu
sa
vyznačia
i v denníku
ešte
pred
jeho
uložením
v registratúre
úradu.
Záznam
musí
obsahovať
údaje,,
ako
bola
vec
vybavená
a kde
je
spis
uložený.
Označenie
spisu
symbolom
„a/a“
znamená,
že
spis
je
vybavený
a možno
ho
uzatvoriť.
Čl.
10
Tvorba
registratúrneho
záznamu
- Starosta
skontroluje
vybavenie
podania
spracovateľom.
Zodpovedá
za
posúdenie
vybavenia
z vecného
a odborného
hľadiska,
ako
aj
z hľadiska
dodržania
právnych
a iných
predpisov.
- Spracovateľ
venuje
pozornosť
opisu
obsahu
záznamu
(Vec).
Opis
obsahu
registratúrneho
záznamu
musí
byť
vyjadrený
jednoznačne
a stručne.
Osobnú
pozornosť
venuje
opisu
obsahu
prvého
záznamu
spisu
označeného
znakom
hodnoty
„A“.
- Registratúrny
záznam
sa
vyhotovuje
na
papieri
s predtlačeným
názvom
a identifikačnými
údajmi
úradu;
predtlač
obsahuje
aj
identifikačné
údaje
záznamu.
Osobný
list
starostu
sa
vyhotovuje
na
papieri
s predtlačeným
označením
funkcie;
číslo
spisu
sa
píše
iba
na
kópiu.
Čl.
11
Používanie
pečiatok
- Úrad
používa
okrúhlu
pečiatku
s obecným
erbom
alebo
čakateľským
štítom
a úradnú
pečiatku
so
štátnym
znakom
Slovenskej
republiky.
- Úrad
vedie
evidenciu
pečiatok.
Evidencia
obsahuje
odtlačok
pečiatky
s uvedením
mena,
priezviska
a funkcie
osoby,
ktorá
ju
prevzala
a používa.
Čl.
12
Podpisovanie
a rozmnožovanie
registratúrnych
záznamov
- Registratúrne
záznamy
podpisuje
starosta
alebo
jeho
zástupca.
Z podpisového
práva
vyplýva
aj
zodpovednosť
za
vecnú
a formálnu
správnosť
podpísaného
záznamu.
- Na
registratúrny
záznam
sa
umiestňuje
spravidla
jeden
podpis.
- Meno
a priezvisko,
ako
aj
funkčné
označenie
podpisujúceho
sa
vytlačia.
Ak
záznam
v neprítomnosti
starostu
podpisuje
jeho
zástupca,
pripojí
pred
svoj
podpis
skratku
„v
z.“
(v
zastúpení).
- Ak
sa
záznamy
odovzdávajú
na
rozmnoženie,
podpíše
starosta
čistopis,
v tomto
prípade
sa
za
jeho
vytlačeným
menom
a priezviskom
uvedie
skratka
„v.
r.
(vlastnou
rukou).
DRUHÁ
ČASŤ
Ukladanie
spisov
a záznamov
Čl.
13
Registratúrny
plán
- Registratúrny
plán
je
pomôcka
na
účelné
a systematické
ukladanie
spisov.
Člení
registratúru
do
vecných
skupín
a určuje
spisom
registratúrnu
značku,
znak
hodnoty
a lehotu
uloženia.
- Registratúrny
plán
je
usporiadaný
do
vecných
skupín
podľa
jednotlivých
úsekov
činnosti.
- Registratúrny
plán
úradu
a jeho
dodatky
pripravuje
administratívny
zamestnanec
úradu
v spolupráci
so
starostom
alebo
ním
poverenými
zamestnancami
a v spolupráci
s archívom.
Čl.
14
Registratúra
úradu
- Spisy
sa
ukladajú
podľa
ročníkov
a podľa
registratúrneho
plánu
v samostatných
obaloch
pre
každú
registratúrnu
značku;
v obale
sú
uložené
podľa
číselného
poradia
s najvyšším
číslom
navrchu.
- Spracovateľ
pred
odovzdaním
spisu
vyradí
z neho
nadbytočné
vyhotovenia
a pomocné
poznámky.
Koncepty
zostávajú
v spise.
- Administratívny
zamestnanec
pred
uložením
spisu
skontroluje
úplnosť
spisu
a úplnosť
údajov
na
spisovom
obale.
Spis,
ktorý
nie
je
označený
registratúrnou
značkou,
znakom
hodnoty
a
lehotou
uloženia
dodatočne
označí.
- Ukladacie
jednotky
(spisové
dosky,
fascikle,
zväzky,
obaly)
sa
označujú
štítkom
z názvom
úradu,
názvom
druhu
agendy
priradenej
k registratúrnej
značke,
registratúrnou
značkou,
znakom
hodnoty,
lehotou
uloženia,
číslami
spisov
a rokom
spisov.
- Vybavené
a uzatvorené
spisy
sa
po
roku
úschovy
v príručnej
registratúre
premiestňujú
do
registratúrneho
strediska.
Čl.
15
Registratúrne
stredisko
- Za
správu
registratúrneho
strediska
zodpovedá
administratívny
zamestnanec.
- Registratúrne
stredisko
umožňuje
oprávneným
osobám
nazeranie,
vypožičiavanie,
ako
aj
vydávanie
výpisov
a odpisov
zo
spisov.
- Spisy
sa
v registratúrnom
stredisku
ukladajú
podľa
ročníkov
a podľa
registratúrnych
značiek
so
zachovaním
číselného
poradia
v rámci
registratúrnej
značky.
- Úrad
dôsledne
dbá
o také
umiestnenie
a materiálno-technické
vybavenie
registratúrneho
strediska,
aby
spĺňalo
podmienky
pre
všestrannú
ochranu
registratúry.
- Administratívny
zamestnanec
pripravuje
vyraďovanie
spisov
z registratúrnych
záznamov.
- V registratúrnom
stredisku
sa
ukladajú
aj
špeciálne
druhy
záznamov.
Čl.
16
Využívanie
registratúry
- Registratúru
úradu
(ďalej
len
„registratúra“)
môžu
využívať
zamestnanci
úradu
pri
plnením
svojich
pracovných
úloh,
ako
aj
pri
poskytovaní
informácií
verejnosti.
Registratúra
sa
využíva
nazeraním,
vypožičiavaním,
ako
aj
vydávaním
odpisov
(kópií)
a výpisov
zo
spisov.
- Využívanie
registratúry
sa
uskutočňuje
v súlade
so
zákonom
o ochrane
osobných
údajov
v informačných
systémoch.
- Registratúru
možno
využívať
len
za
podmienok
vylučujúcich
poškodenie,
zničenie
alebo
stratu
záznamu
alebo
spisu.
Čl.
17
Nazeranie
do
spisov
- Úrad
umožní
na
základe
písomného
poverenia
nazeranie
do
svojich
spisov
právnickým
osobám,
ktoré
do
nich
potrebujú
nazrieť
v súvislosti
s plnením
svojich
úloh.
- Úrad
môže
povoliť
nazeranie
do
spisov
na
základe
písomnej
žiadosti
aj
iným
osobám,
ak
sa
ich
týkajú
a pokiaľ
preukážu
odôvodnenosť
svojej
požiadavky.
Čl.
18
Vypožičiavanie
spisov
- Vypožičane
spisu
mimo
úrad
môže
povoliť
len
starosta.
V takom
prípade
sa
vyhotoví
reverz
v dvoch
exemplároch,
v ktorom
sa
uvedie
číslo
spisu,
vec,
počet
listov,
počet
a druh
príloh,
identifikačné
údaje
o žiadateľovi
a dôvod
vypožičania.
- Spisy
sa
spravidla
požičiavajú
na
15
dní.
Administratívny
zamestnanec
kontroluje
dodržiavanie
výpožičnej
lehoty;
v odôvodnených
prípadoch
môže
so
súhlasom
riaditeľ
úradu
lehotu
predĺžiť.
Po
vrátení
spisu
odovzdá
kópiu
výpožičného
lístka
alebo
reverzu
tomu,
kto
spis
vrátil.
O vypožičaní
a vrátení
spisov
vedie
evidenciu.
Čl.
19
Vydávanie
výpisov
a odpisov
Odpis
(kópiu)
alebo
výpis
zo
spisu
možno
vyhotoviť
v rozsahu
oprávnených
nárokov
žiadateľa,
a to
len
na
základe
písomnej
žiadosti.
TRETIA
ČASŤ
Vyraďovanie
spisov
Čl.
20
Zásady
hodnotenia
a vyraďovania
spisov
a špeciálnych
druhov
registratúrnych
záznamov
- Hodnotenie
a vyraďovanie
je
súhrn
odborných
činností,
pri
ktorých
sa
z registratúry
vyčleňujú
registratúrne
záznamy
(
spisy),
ktorým
uplynula
lehota
uloženia
a posudzuje
sa
ich
dokumentárna
hodnota.
- Predmetom
vyraďovania
sú
všetky
spisy,
ktoré
nie
sú
potrebné
na
ďalšiu
činnosť
úradu
a ktorým
uplynuli
ich
lehoty
uloženia.
- Vyraďovanie
spisov
zahŕňa
posúdenie
a rozhodnutie,
že:
a)
Spis
má
trvalú
dokumentárnu
hodnotu,
a preto
po
uplynutí
lehoty
uloženia
a po
vyradení
z registratúry
je
určený
do
trvalej
archívnej
starostlivosti
archívu
b)
Spis
nemá
trvalú
dokumentárnu
archívnu
hodnotu,
a preto
po
uplynutí
lehoty
uloženia
a po
vyradení
z registratúry
je
určený
na
zničenie.
- Ustanovenia
tohto
poriadku
sa
vzťahujú
aj
na
hodnotenie
a vyraďovanie
špeciálnych
druhov
registratúrnych
záznamov
s odchýlkami
podľa
osobných
predpisov.
- Vyraďovanie
špeciálnych
druhov
registratúrnych
záznamov
pripravujú
zamestnanci
úradu,
z ktorých
činnosti
vznikli
a ktorí
ich
spravujú.
Čl.
21
Znak
hodnoty
- Znakom
hodnoty
„A“
sa
označuje
registratúrny
záznam,
ktorý
má
trvalú
dokumentárnu
hodnotu
podľa
kritérií
hodnotenia
záznamu
(obsah,
pôvodca,
obdobie
vzniku,
jedinečnosť
vyhotovenia,
hodnovernosť
a nosič
záznamu).
Spisy
označené
znakom
hodnoty
„A“
sú
určené
na
odovzdanie
do
trvalej
archívnej
starostlivosti
archívu.
- Znak
hodnoty
„A“
sa
vzťahuje
iba
na
jedno
vyhotovenie
registratúrneho
záznamu.
Pri
registratúrnych
záznamoch
je
to
u príjemcu
prvopis
podania
a u pôvodcu
rovnopis
odoslaného
registratúrneho
záznamu.
Všetky
ostatné
vyhotovenia,
t.
j.
Duplikáty
a multiplikáty,
ktoré
pôvodca
rozšíril,
sa
všeobecne
považujú
za
registratúrne
záznamy
bez
trvalej
dokumentárnej
hodnoty
a môžu
sa
navrhnúť
na
vyradenie,
ak
už
nie
sú
potrebné
pre
ďalšiu
činnosť
úradu.
- Lehota
uloženia
sa
môže
v odôvodnených
prípadoch
a po
prerokovaní
s archívom
predĺžiť.
Lehota
uloženia
sa
nesmie
skrátiť.
Čl.
22
Lehota
uloženia
- Lehota
uloženia
spisov
stanovuje
registratúrny
plán
úradu.
- Lehota
uloženia
je
počet
rokov,
počas
ktorých
úrad
potrebuje
registratúrny
záznam
pre
svoju
činnosť.
Určuje,
po
koľkých
rokoch
od
svojho
uzatvorenia
sa
spis
stane
predmetom
vyraďovania.
Vyjadruje
ju
arabská
číslica.
Lehota
začína
plynúť
1.
januára
roku
nasledujúcom
po
rolu,
v ktorom
bol
spis
uzatvorený.
Do
jej
uplynutia
musí
zostať
spis
uložený
v registratúrnom
stredisku
v pôvodnom
registratúrnom
usporiadaní.
- Lehota
uloženia
sa
môže
v odôvodnených
prípadoch
a po
prerokovaní
s archívom
predĺžiť.
Lehota
uloženia
sa
nesmie
skrátiť.
Čl.
23
Postup
pri
vyraďovaní
spisov
a špeciálnych
druhov
záznamov
- Úrad
predkladá
návrh
na
vyradenie
a vyraďuje
spisy
a špeciálne
druhy
registratúrnych
záznamov
(ďalej
len
vyraďovanie
spisov)
v pravidelných
intervaloch
dohodnutých
s
archívom;
tieto
nesmú
byť
dlhšie
ako
päť
rokov.
- Starosta
obce
dôsledne
dbá,
aby
úrad
zabezpečil
pravidelné
a plánovité
vyraďovanie
spisov
v súlade
s ustanoveniami
registratúrneho
poriadku.
- Vyraďovane
spisov,
ktorým
uplynuli
predpísané
lehoty
sa
pripravuje
v registratúrnom
stredisku.
- Vyraďovane
spisov
sa
uskutočňuje
v súlade
s registratúrnym
plánom
platným
v čase
vzniku
spisu.
- Administratívny
zamestnanec
zabezpečí
vyhotovenie
zoznamu
spisov
určených
na
vyradenie
z registratúrneho
strediska
a to
osobitne
pre
vecné
skupiny
spisov
so
znakom
hodnoty
„A“
a osobitne
pre
vecné
skupiny
spisov
bez
znaku
hodnoty
„A“.
Takto
členený
zoznam
je
usporiadaný
do
ročníkov
a vecných
skupín
podľa
registratúrneho
plánu
úradu
s uvedením
množstva
vyradených
spisov
vyjadreného
v ukladacích
jednotkách.
Čl.
24
Návrh
na
vyradenie
spisov
- Administratívny
zamestnanec
pripraví
v dvoch
vyhotoveniach
návrh
na
vyradenie
spisov.
Návrh
schválený
starostom
obce
zaeviduje
správca
registratúry
v denníku.
Originál
sa
spolu
s prílohami
odovzdá
archívu;
kópie
si
ponechá
registratúrne
stredisko.
- Spisy
uvedené
v návrhu
zostanú
uložené
v registratúrnom
stredisku
tak,
aby
pri
odbornej
archívnej
prehliadke
mohli
byť
pohotovo
predložené
zamestnancom
archívu.
Čísla
položiek
spisov
označených
znakom
hodnoty
„A“
a spisov
bez
znaku
hodnoty
„A“
vyraďovacieho
zoznamu
sa
vyznačia
aj
na
príslušnej
ukladacej
jednotke.
Čl.
25
Preberanie
spisov
posúdených
ako
archívne
dokumenty
- Vyradenie
spisov
sa
vyznačí
v evidencii
registratúrneho
strediska.
- Úrad
zabezpečí
všestrannú
ochranu
spisov,
ktoré
boli
posúdené
ako
archívne
dokumenty
do
času,
kým
ich
archív
prevezme
do
trvalej
archívnej
starostlivosti.
Tieto
spisy
sa
ukladajú
v registratúrnom
stredisku
oddelene
od
ostatných
spisov.
- Archív
preberá
do
trvalej
archívnej
starostlivosti
ucelené
súbory
archívnych
dokumentov
alebo
ich
ucelené
časti
uložené
v označených
archívnych
škatuliach
protokolárne,
v dohodnutej
lehote.
Dokladom
o prevzatí
archívnych
dokumentov
je
dvojmo
vyhotovený
preberací
protokol.
Vyhotovuje
ho
archív
na
základe
odovzdávacieho
zoznamu
spisov
so
znakom
hodnoty
„A“
vyhotoveného
úradom;
jeho
originál
jej
odovzdá.
Odovzdanie
archívnych
dokumentov
do
archívu
sa
uskutočňuje
na
náklady
úradu.
Čl.
26
Záverečné
ustanovenia
- Dňom
účinnosti
tohto
registratúrneho
poriadku
sa
ruší
Smernica
č.1/2001,
ktorou
sa
vydáva
Registratúrny
poriadok
pre
správu
registratúry
Obecného
úradu
v Bernolákove.
- Tento
registratúrny
poriadok
nadobúda
účinnosť
dňom
1.
júla
2005.
Ing.
Ľubomír
P
o ó
r
Starosta
obce
|